مقدمه
ارزیابی و بررسی وضعیت منابع موجود و به تبع آن حذف منابعی که به دلایلی باید از مجموعه کتابخانه خارج شوند، یکی از وجوه اساسی مدیریت مجموعه است. کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز بوده و از سوی دیگر باید منابعی که در روند پرشتاب تولید علم به هر دلیلی جایگاه خود را در تامین نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان از دست داده اند، از مجموعه خارج نماید. افزودن منابع بدون پیرایش مجموعه موجود حتی در صورت وجود فضای کافی، در دراز مدت از کارایی مجموعه می کاهد، از این رو وجین یکی از عناصر مهم مجموعه سازی و جریان معکوس گزینش منابع با همان ظرافت‌ها و حساسیت‌ها می باشد. به هر حال با توجه به اهمیت موضوع، آیین‌نامه ذیل با بهره‌گیری از معیارهای علمی رایج به عنوان یک راهنما جهت وجین مجموعه در کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد تدوین شده است.
ماده :1 تعریف
وجین فرایندی است که از طریق آن کتاب‌های زائد و یا بی استفاده از مجموعه خارج می گردد. به عبارتی روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه به صورت دائم یا موقت را وجین گویند. منابع به علت قدیمی بودن، کهنه بودن و یا کم استفاده بودن می توانند از مجموعه خارج شوند. منابع قدیمی و فرسوده به وسیله منابع جدید و نو باید جایگزین شود و منابع کم استفاده به مجموعه نیمه راکد منتقل گردد. به گونه ای که در صورت نیاز بتوان به آنها دسترسی داشته و یا به مجموعه برگردانده شود.
ماده :2 اهمیت
اگر بطور مداوم بر مجموعه کتاب‌ها و کلیه منابع کتابخانه اضافه شود و وجین صورت نگیرد، فضایی برای رشد مجموعه وجود نخواهد داشت و دسترسی به منابع مجموعه برای استفاده کنندگان نیز دشوار می گردد.
ماده :3 اهداف
از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می گردد، وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل:
-1-3 ایجاد فضای مناسب برای منابع اطلاعاتی و رشد مجموعه
-2-3 پویایی مجموعه مرتبط با اهداف و وظایف کتابخانه
-3-3دسترسی سریع و آسان به منابع اطلاعاتی موجود در مجموعه از طریق حذف کتاب‌های زائد و بی استفاده
ماده :4 مسوول وجین منابع
انجام وجین منابع بر عهده کمیته وجین کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد است و مسوولیت اجرایی آن بر عهده بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد با بهره گیری از کمک گروه های کارشناسی ذیل می باشد:
-1-4 گروه کارشناسی وجین منابع چاپی: متشکل از کارشناسان موضوعی بخش‌های سفارشات، امانت، مرجع و نشریات
-2-4 گروه کارشناسی وجین منابع غیر چاپی (دیداری - شنیداری، الکترونیکی) متشکل از کارشناسان موضوعی بخش‌های سفارشات، دیداری - شنیداری و اطلاع رسانی
تبصره1: وجین منابع در کتابخانه‌های دانشکده‌ای توسط کارشناس کتابدار انجام و سپس انجام امور اداری آن برعهده بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد می باشد.
تبصره :2 بهره‌گیری از منابع نقد و بررسی و نظرات استفاده کنندگان نیز جهت انجام فرایند وجین توصیه می شود.
ماده :5 معیارها و ضوابط
-1-5 وضع ظاهری: منابع فرسوده با وضع ظاهری نامناسب (نقصان، آسیب دیدگی فیزیکی، پارگی و... ) را می توان از مجموعه خارج کرد و در صورتی که از منابع پر مراجعه و مورد در خواست کتابخانه باشد، می بایست با نسخه های جدید جایگزین گردد.
-2-5 نسخه تکراری: منابعی که بنا به شرایط و موقعیت زمانی از عناوین پر مراجعه بوده اند و از آنها نسخه‌های تکراری تهیه شده است اما به دلایلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده، باید از مجموعه وجین شوند.
-3-5 ویرایش‌های قدیمی: این معیار بیشتر در خصوص کتاب‌های علمی صدق می کند که ویرایش جدید جایگزین ویرایش قدیمی می گردد.
5-4محتوای قدیمی و کم ارزش: منابع علمی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده اند، در صورتی که مورد استفاده قرار نمی گیرند، می توان وجین نمود.
تبصره: در بعضی از رشته‌ها ی فنی و تخصصی نظر کارشناسان موضوعی در مورد وجین کتاب بسیار ضروریست.
5-5- میزان استفاده: با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب می‌توان دریافت که چه کتاب‌هایی کم استفاده و یا بی استفاده بوده و واجد شرایط وجین می باشند. در بخش گردش و امانت می‌توان از طریق گزارش‌های آماری به میزان استفاده منابع پی برد و کتاب‌هایی را که در طول چند سال به امانت نرفته‌اند، از مجموعه وجین کرد.
در تالارهای مرجع که کتاب‌ها به امانت نمی روند، می توان با کارشناسی کتابدار مرجع کتاب‌های کم استفاده را شناسایی کرد.
تبصره: در کلیه حاالت ماده 5 با نظر کمیته وجین، نگهداری حداقل دونسخه از هر عنوان کتاب در مخزن مادر ضروریست.
-6-5 عدم تناسب و نا هماهنگی با مجموعه: شامل منابعی هستند که بر حسب ممیزی دانشگاه نا مناسب تشخیص
داده شده اند و یا با برنامه‌های آموزشی و پژوهشی و اهداف سازمان مادر، هماهنگ نیستند. این منابع، پس از بررسی و تایید کمیته ارزیابی منابع نسبت به نحوه محدودسازی یا وجین آن تصمیم گیری می‌شود.
ماده :6 منابع مستثنی از وجین
-1-6 منابع پایه: این نوع منابع، هسته اصلی و اولیه تشکیل‌دهنده هر کتابخانه بوده و شامل کتاب‌های منابع اصلی هر موضوع و رشته تخصصی می باشند.
6-2- کتاب‌های خطی، سنگی، نفیس و منحصر به فرد
ماده :7 فرایند وجین
مجموعه به ترتیب رده‌های موضوعی قرنطینه شده و کتاب‌ها مورد بررسی و وجین قرار می گیرند.
روش اجرایی کار نیز به شرح ذیل می باشد:
الف: گزینش منابع وجینی
الف:1 تهیه‌ی لیست‌های وجین منابع بر اساس نمونه فرم وجین و ارجاع به بخش سفارشات (فرم وجین در انتهای آیین‌نامه آمده است).
الف:2 بررسی سیاهه دریافتی از منابع وجینی در گروه‌های کارشناسی وجین منابع
الف:3 اجرای تصمیم‌های اخذ شده توسط بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد و کارشناس کتابدار
دانشکده‌ها و تنظیم صورت جلسه تحویل منابع.
ب. پس از وجین
ب:1 انتقال کتاب‌های وجین شده به انبار(قابل دسترس)همراه با سیاهه‌ای مشخص و نگهداری آنها تا پایان انجام امور اداری مربوطه ( 1 تا 3 سال).
ب:2 خارج کردن کتاب‌های وجین شده موجود در انبار از اموال دانشگاه و فهرست یکپارچه کتابخانه
ب 3: فروش یا اهدای کتاب‌های وجین‌شده نهایی به کتابخانه‌ها و یا مراکز آموزشی و پژوهشی و تهیه صورت‌جلسه تحویل منابع توسط بخش سفارشات .
ج. دوره وجین
وجین منابع از مجموعه کتابخانه به طور معمول هر سه سال یکبار و در فصل تابستان انجام می شود.
تبصره:
هرگونه تغییر در مفاد این آیین نامه به پیشنهاد کمیته وجین کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد و مجوز معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه‌های تابعه اعلام خواهد
شد.
ماده :8
این آیین نامه در 8 ماده و 5 تبصره در تاریخ...............به تایید شورای پژوهشی دانشگاه و در تاریخ .....به تایید هیئت رئیسه دانشگاه رسیده و از تاریخ ........ لازم الاجرا می باشد.
پیوست 1
فرم وجین
بخش سفارشات کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد به جهت هماهنگی و یکپارچگی امر وجین و با در نظر داشتن معیارهای موجود در آیین‌نامه به شرح ذیل، اقدام به تدوین فرم وجین نموده است.
1- فرسودگی و نقصان: به لحاظ فیزیکی، غیرقابل صحافی و مرمت و نیز پارگی و مخدوش بودن بخش‌هایی از کتاب
2- نسخه های کرر: وجود نسخه های تکراری و مازاد
3- کهنگی و منسوخ شدن محتوا به لحاظ دریافت ویرایش‌های جدیدتر، ارائه افکار و ایده‌های نو در محدوده‌ی آن موضوع
4- محتوای کم ارزش
5- عدم استفاده: به تشخیص کتابدار کارشناس
6- عدم تناسب و ناهماهنگی با مجموعه: به تشخیص کتابدار کارشناس
نمونه فرم وجین منابع مرکز اطلاع سانی و کتابخانه مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد