دستورالعمل بخش سازماندهی منابع

در عصر حاضر یکی از مهمترین موضوعات در هر سازمان، اطلاعات و منابع اطلاعاتی آن سازمان به شمار می‌آید. اما وجود اطلاعات هرچند بسیار، نمی‌تواند بدون سازماندهی منظم برای آن سازمان مفید فایده باشد. به عبارت دیگر داشتن اطلاعات بدون نظم برابر با بی‌اطلاعی است.
بنابر همین اصل کتابخانه‌ها که مراکزی برای فراهم‌آوری و دسترس‌پذیری منابع اطلاعاتی در هر جامعه به شمار می‌آیند، همواره تلاش وافری برای نظم بخشیدن و دسترس‌پذیر نمودن منابع برای کاربرانشان داشته‌اند.
از آنجا که کتابخانه قلب دانشگاه به شمار می‌آید و همچنین نظر به اینکه اهمیت هر کتابخانه دانشگاهی بستگی به میزان منابع موجود در آن کتابخانه دارد، سازماندهی منابع علمی و اطلاعاتی موجود در آن کتابخانه نیز یک نیاز و ضرورت مهم و اولیه به شمار می‌آید.
بر همین اساس در مرکز اطلاع‌رسانی و کتابخانه مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد از همان بدو تاسیس بخشی به نام بخش خدمات فنی و فهرست‌نویسی ایجاد شده و همچنان به وظایف خود ادامه می‌دهد.
این بخش از جمله بخش‌هایی است که مستقیما با کاربران در ارتباط نبوده و وظیفه اصلی خود را در ارتباط با منابع دانشگاه انجام می‌دهد. سازماندهی منابع از جمله خدماتی است که در کتابخانه‌ها به صورت متمرکز صورت می‌گیرد. بدیهی است پس از خرید کتاب‌ها، برای این که بتوان آنها را قابل جستجو و امانت برای کاربران نمود، نیاز به انجام فرایندهایی می‌باشد. این فرایندها که شامل سازماندهی، ورود اطلاعات، آماده‌سازی و مدیریت سامانه می‌شود، در بخش فهرست‌نویسی انجام می‌گیرد. بطور خلاصه کلیه فعالیت‌های لازم برای قابل دسترس نمودن منابع از طریق سامانه کتابخانه وظیفه اصلی این بخش می‌باشد.

فهرست‌نویسی به فرایندی گفته می‌شود که برای آماده‌سازی یک کتاب انجام می‌گیرد تا دستیابی سریع به آن میسر شود که شامل ۳ مرحله می‌باشد.
الف. فهرست نویسی توصیفی: شکل ظاهری کتاب را توصیف می‌کند و شامل نام پدیدآورنده، تاریخ تولد و فوت او، عنوان کتاب، پدیدآورندگان همکار (مترجم، تصویرگر، ویراستار و…) مرتبه ویرایش، وضعیت نشر (محل نشر، نام ناشر: تاریخ نشر)، شماره صفحه یا جلد، داشتن واژه نامه، کتابنامه و سایر یادداشت‌ها می‌باشد.

ب. فهرست نویسی تحلیلی: این قسمت پس از فهرست نویسی توصیفی قرار می‌گیرد و شامل شناسه‌های موضوعی و سایر شناسه‌های افزوده مانند پدیدآورندگان همکار (مترجمان، تصویرگران و…) عنوان دیگر و… می‌شود.
فهرست نویسی منابع بر پایه قواعد بین‌المللی انگلوآمرکین (Anglo-American) و نقطه‌گذاری بر پایه استاندارد بین‌المللی کتابنامه نویسی (ISBD) می‌باشد.
ج. رده‌بندی: با استفاده از رده‌بندی، کتاب‌های هم موضوع در قفسه کتابخانه کنار هم قرار می‌گیرند.

دو نوع رده‌بندی از فراگیرترین و کاربردیترین رده بندی‌های جهان هستند:
رده‌بندی دیویی و یا رده‌بندی دهدهی اعشاری
رده‌بندی کنگره یا رده‌بندی ال. سی. که کتابخانه‌های دانشگاهی از جمله مراکز اطلاع‌رسانی و کتابخانه مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد از رده بندی کنگره استفاده می‌کنند.
برای این کار می‌بایست پس از تعیین دامنه موضوعی کتاب شماره مورد نظر را که همان شماره راهنما نیز می‌باشد از داخل طرح استخراج کرده و به کتاب اختصاص دهند. این شماره شامل حروف لاتین و عدد و حروف فارسی است و گاهی نیز درصورت مرجع بودن کتاب وضعیت مرجع نیز در آن درج می‌شود. در زیر نمونه‌ای شماره راهنما برای کتاب شرح مثنوی معنی آماده است:

PIR
۵۳۰۱
۹ن/
۴۲ش
۱۳۷۴

فرایند سازماندهی و فهرست‌نویسی کتاب‌ها در این بخش به شرح زیر می‌باشد:
1. فهرست‌نویسی کتاب‌ها
پس از ورود کتاب‌ها به بخش، کتاب‌هایی که قبلا رکوردهای کتابشناسی آن‌ها در سیستم وارد گردیده و کتاب‌های جدید از هم تفکیک می‌شوند. سپس طبق فرایند فهرست‌نویسی که در بالا به آن اشاره شد کتاب‌ها توسط کارشناسان فهرست‌نویسی می‌شوند.

2. مستندسازی موضوعات
در مرحله بعد موضوعات کتاب‌ها باید بررسی شوند. موضوعاتی که به هر کتاب اختصاص داده می‌شود می‌بایست تابع استاندارد باشد. یعنی برای برای یک موضوع خاص تنها می‌توان یک کلمه یا عبارت را به عنوان موضوع استاندارد تعیین کرد و کلمات مترادف را به آن موضوع مستند ارجاع داد. این کار با استفاده از سرعنوان‌های موضوعی فارسی و سرعنوان‌های موضوعی کنگره انجام می‌گیرد.
3. مستندسازی اسامی مشاهیر و مولفان
در این مرحله اسامی اشخاصی که در تهیه کتاب نقش داشته‌اند مورد بررسی قرار می‌گیرند. اسامی افراد و سازمانهایی که پدیدآور آثار مکتوب هستند ممکن است به گونه‌های مختلفی نگاشته شوند. این تفاوت نگارشی باعث می‌شود تا آثار یک فرد تحت عنوان یک اسم گرد هم نیایند. برای جلوگیری از این واقعه باید اسم اشهر یک فرد به عنوان اسم مستند وی انتخاب شود. این کار با استفاده از مستند اسامی مشاهیر و مولفان صورت می‌گیرد.
4. ورود اطلاعات کتابشناسی در سامانه یکپارچه مرکز اطلاع‌رسانی و کتابخانه مرکزی دانشگاه (سیماد)
اطلاعات کتابشناسی کتاب‌ها پس از فهرست‌نویسی و مستندسازی موضوعات و اسامی، توسط کارشناسان بخش ورود اطلاعات وارد سیستم می‌گردد. ورود اطلاعات به دو صورت انجام می‌پذیرد. یا به شکل فراخوانی از کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران برای کتاب‌های فارسی و فراخوانی از کتابخانه کنگره آمریکا برای کتاب‌های لاتین و یا به صورت دستی با پر کردن تک تک فیلدها
5. آماده‌سازی فنی کتاب‌ها شامل تهیه برچسب‌های بارکد و عطف
در این بخش برچسب‌های بارکد از قبل چاپ شده و قبل از ورود کتاب‌ها به بخش فهرست‌نویسی در اختیار بخش سفارشات قرار گرفته اند. کتاب‌ها بعد از مرحله ورود اطلاعات به بخش آماده‌سازی ارسال می‌شوند و کتابدار این بخش برچسب عطف کتاب‌ها را چاپ و در محل مورد نظر الصاق می‌کند که این کار دقت و ظرافت خاص خود را می‌طلبد و برچسب‌ها باید همه با فاصله یکسان چسبانده شده که در قفسه ظاهر زیبایی داشته باشند. و البته برای محافظت بیشتر و جلوگیری از جدا و مخدوش شدن، یک چسب شفاف نیز بر روی برچسب‌ها چسبانده می‌گردد.
لازم به ذکر است که این عملیات تنها به منظور آماده‌سازی کتاب‌های جدید و تازه خریداری شده انجام نمی‌گیرد بلکه برخی کتاب‌ها که به دلایلی برچسب‌های آن‌ها مخدوش شده، کتاب‌هایی که اصلاح شده‌اند و یا کتاب‌هایی که جلد آن‌ها صحافی گردیده‌اند نیز نیاز به انجام این عملیات دارند.
بدیهی است پس از انجام این کار کتاب‌ها می‌بایست به بخش مخزن و بخش مرجع کتابخانه ارسال گردد. همچنین کتاب‌های مربوط به کتابخانه‌های دانشکده‌های دیگر دانشگاه نیز به واحدهای خود ارسال می‌شوند.

ابزار و منابع مورد نیاز سازماندهی منابع و فهرست‌نویسی
برای فهرست نویسی کامل و صحیح به منابع و ابزاری نیاز می‌باشد که هر کدام در مرحله‌ای از کار مورد استفاده قرار می‌گیرند:

فهرست مستند اسامی مشاهیر و مولفان
فهرست سرعنوان‌های موضوعی فارسی
فهرست سرعنوان‌های موضوعی لاتین کتابخانه کنگره آمریکا
جدول نشانه مولف فارسی
جدول نشانه مولف برای کتاب‌های لاتین
طرح‌های رده‌بندی کتابخانه کنگره آمریکا
فهرست همگانی پیوسته کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران
مستندات موضوعی و مشاهیر پیوسته کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران
پیوست‌های بازنویسی و گسترش بعضی از رده‌ها که از انتشارات کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می‌باشند.
وب سایت کتابخانه کنگره آمریکا
وب سایت کتابخانه بریتانیا
وب سایت کتابخانه اوهایو
worldcat وب سایت
طرح‌های کلی رده‌بندی کتابخانه کنگره آمریکا که در سایت این کتابخانه موجود هستند و به روزرسانی می‌شوند.
(library of congress classification PDF files)