کارها و فرایندها را می‌توان به سه مرحله کاری تقسیم کرد:
قبل از نمایشگاه
فرایند خرید در بازه زمانی نمایشگاه
بعد از نمایشگاه
قبل از نمایشگاه
1- هماهنگی و کارهای اداری
مراجعه به سایت ketab.ir و انتخاب لینک ثبت نام سازمان‌ها و نهادها جهت ثبت نام اولیه در بازه زمانی اعلام شده قبل از شروع نمایشگاه.
معرفی نماینده از سوی سازمان جهت ثبت نام در سامانه bon-org.tibf.ir و بارگذاری اطلاعات درخواستی دانشگاه.
ارسال نامه کتبی سازمان جهت اعلام میزان اعتبار پیش‌بینی شده برای خرید کتاب و مشخصات نماینده نام اختیار سازمان شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی و تلفن همراه.
معاونت امور فرهنگی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، پس از بررسی درخواست، درصد مشارکت معاونت را اعلام می نماید.
مراجعه به سامانه جهت اطلاع از تایید درخواست سازمان و تعیین میزان مشارکت معاونت امور فرهنگی.
واریز اعتبار پیش‌بینی شده مطابق با میزان اعلام شده در نامه کتبی ارسالی به حساب معرفی شده از طرف وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی.
بارگذاری فیش واریزی در پنل کاربری نماینده در قالب ارسال نیکت و یا ارسال از طریق پست الکترونیکی.
2- بررسی سفارشات و تهیه لیست خرید
چک و بررسی کتاب‌های درخواستی اعضا دانشگاه در سیستم سفارشات.
تکمیل اطلاعات کتابشناسی کتاب‌هایی که اطلاعات بصورت ناقص ارسال شده است.
ارسال پاسخ برای درخواست‌های تکراری و موجود در کتابخانه.
ارسال کتاب‌های جدید با اطلاعات کتابشناسی تکمیل شده برای مسئول بخش سفارشات.
بازبینی نهایی توسط مسئول بخش سفارشات و انتخاب گزینه اقدام به خرید چاپی و تهیه گزارش اکسل از سیستم.
هماهنگی با بخش مرجع و امانت کتابخانه و دریافت عناوین مورد نیاز و جلدهای کسری و یا ویرایش‌های جدید.
بررسی کاتالوگ‌های ناشران و انتخاب عناوین جدید.
تهیه لیستی یکپارچه و اولویت‌بندی شده از عناوین کتاب‌ها جهت خرید از نمایشگاه.
بازه زمانی نمایشگاه
بعد از فعال شدن حساب کاربری نماینده سازمان و شارژ شدن مبلغ پول برای خرید از نمایشگاه، کارشناسان باید با در نظر گرفتن بازه زمانی برگزاری نمایشگاه بتوانند حداکثر خرید لازم را داشته باشند. مدیریت زمان، اهم و اخص کردن امور روزمره بخش سفارشات، داشتن روحیه قوی کار تیمی، سرعت و دقت از جمله معیارهای لازم در زمان خرید نمایشگاه مجازی به شمار می‌رود. فرایندهای این قسمت شامل موارد زیر است:
مراجعه به سایت https://book.icfi.ir و وارد کردن نام کاربری و کلمه عبور نماینده سازمان که هنگام ثبت نام مشخص شده است.
جستجوی کتاب‌های لیست در سایت و افزودن به سبد خرید. جستجو بر اساس عنوان کتاب‌های فارسی، لاتین و عربی و یا کمک گرفتن از جستجوی پیشرفته که جزئیات بیشتری را می توان در فیلدهای جستجو وارد کرد. به هر سبد خرید یک کد سفارش ۹ رقمی از سایت نمایشگاه داده می شود که برای پیگیری‌های بعدی کمک می‌کند.
چک کردن سبدهای خرید برای اطمینان از تعداد نسخه‌ها و عناوین.
بستن سبد و تکمیل خرید.
خرید در بازه زمانی ۱۰ روزه نمایشگاه صورت می‌گیرد. با توجه به اینکه ممکن است برخی از کتاب‌ها تیراژ پایینی داشته باشند و زود تمام شوند، در هر روز دو تا سه سبد خرید بسته می‌شود.
ذخیره تصاویر کتاب‌های خریداری شده در حین خرید، جهت تهیه کلیپ و اطلاع‌رسانی به اعضای دانشگاه.
در بازه زمانی نمایشگاه، درخواست‌های ارسالی اعضا به بخش سفارشات مرتب بررسی و گزارش گرفته می‌شود و در لیست خریدها قرار می‌گیرد.
بعد از نمایشگاه
تهیه خروجی اکسل از سبدهای خرید و تهیه لیستی یکپارچه از عناوین و تعداد نسخه‌های خریداری شده.
دریافت بسته‌های پستی و باز کردن بسته‌ها.
مطابقت فاکتور کتاب‌های داخل هر کارتن با موجودی ارسال شده از طرف ناشران و کتابفروشان.
تطبیق کتاب‌های رسیده در فهرست یکپارچه کتاب‌های خریداری شده از نمایشگاه.
جداسازی کتاب‌هایی که دارای اشکال است (عدم مطابقت کتاب با فاکتور و یا کسری نسخه و عنوان).
تماس با ناشران و پیگیری کتاب‌های کسری و مشکل‌دار.
آماده‌سازی و ثبت کتاب‌های تکمیل شده و صدور قبض انبار جهت ارائه به امور مالی دانشگاه.
ارسال کتاب‌های ثبت و آماده‌سازی شده به بخش فنی جهت فهرست‌نویسی.
تهیه گزارش و ارسال تیکت به پشتیبانی نمایشگاه در مورد وضعیت دریافت کتاب‌های خریداری شده و اعلام مشکلات بوجود آمده در مورد ناشران.