مقدمه
کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعرسانی با هدف نیازسنجی، گردآوری و اشاعه اطلاعات شکل گرفته‌اند. بنابراین وظایف اصلی کتابخانه مرکزی و نشر دانشگاه فردوسی مشهد را می‌توان به سه دسته کلی تقسیم کرد: ۱) مجموعه‌سازی، ۲) سازماندهی، ۳) اشاعه اطلاعات. باید توجه داشت که مجموعه‌سازی نخستین رکن در کتابخانه‌هاست زیرا سایر فعالیت‌های کتابخانه به صورت مستقیم یا غیرمستقیم بر پایه مجموعه‌سازی شکل می‌گیرد.
تامین منابع اطلاعاتی به صورت درست، به موقع و متناسب با نیازهای مراجعان می‌تواند ضمن غنی‌سازی مجموعه به رفع نیاز مخاطبان کمک نموده و باعث افزایش میزان استفاده سایر مراکز و سازمان‌ها از منابع و خدمات مجموعه از طریق امانت بین کتابخانه‌ای گردد.
۱. رسالت و هدف
۱.۱. رسالت
رسالت اصلی کتابخانه، حمایت از برنامه‌های آموزشی و پژوهشی دانشگاه است. مجموعه کتابخانه باید پشتیبان موضوعات مورد تدریس و تحقیق باشد و بتواند با تحولات در برنامه‌ها و فعالیت‌های آموزشی و پژوهشی دانشگاه همگام شود.
۱.۲. هدف
هدف کتابخانه تامین منابع لازم برای پاسخگویی به نیازهای آموزشی، پژوهشی و مطالعاتی دانشجویان، اعضای هیات علمی و سایر افراد استفاده‌کننده از کتابخانه می‌باشد.
۲. تعاریف
۲.۱. مجموعه‌سازی
مجموعه‌سازی عبارتست از عمل یا فرآیند نیازسنجی، انتخاب، سفارش، تهیه و دسترس‌پذیر ساختن محتوای منابع اطلاعاتی مورد نیاز جامعه کتابخانه از راه‌های خرید، مبادله یا سایر روش‌های مرسوم و ارزیابی مداوم آن‌ها
۲.۲. جامعه استفاده‌کننده
جامعه استفاده‌کننده متشکل از گروه‌های چهارگانه مندرج در آیین‌نامه استفاده از منابع و خدمات کتابخانه می‌باشد.
۲.۳. منابع کتابخانه
منابع کتابخانه در فرآیند مجموعه‌سازی شامل کتابهای فارسی و لاتین چاپی و الکترونیکی، مجلات چاپی و الکترونیکی، پایگاه‌های اطلاعاتی و منابع دیداری- شنیداری می‌باشد.
۲.۴. دامنه و پوشش
کلیه منابع مورد نیاز رشته‌های دایر در دانشگاه فردوسی مشهد
۳. کمیته انتخاب منابع
کمیته انتخاب متشکل از رئیس کتابخانه، مسوول و کارشناسان واحد سفارشات، مسوولین بخش‌های امانت، نشریات، مرجع، اطلاعرسانی و نمایندگان گروه‌های آموزشی (در موارد خاص یا در صورت لزوم) می‌باشد.
تبصره: انتخاب نماینده هر گروه با پیشنهاد مدیر گروه آن رشته و تایید رئیس دانشکده می‌باشد. مسوولیت نماینده عبارتست از بررسی و تایید منابع تخصصی درخواستی از سوی دانشجویان و اعضای هیات‌علمی گروه آموزشی مربوطه، جستجو و انتخاب عناوین جدید منابع اطلاعاتی و معرفی آن به کارشناسان بخش سفارشات جهت بررسی و خرید.
۴. مسوولیت انتخاب منابع
مسوولیت اصلی انتخاب منابع با رئیس کتابخانه است که وظیفه سیاست‌گذاری، تدوین آیین‌نامه‌های انتخاب، وجین و اهدای منابع و نظارت بر فرآیند مجموعه‌سازی و ارزیابی مجموعه را به کمیته انتخاب منابع واگذار می‌نماید. بررسی و انتخاب منابع با کمیته انتخاب و مسوولیت اجرایی آن طبق آیین‌نامه بر عهده بخش سفارشات و فراهم‌آوری منابع می‌باشد.
۵. معیارهای انتخاب و فراهم‌آوری منابع
انتخاب منابع بر اساس نیازسنجی از جامعه استفاده‌کننده انجام می‌شود که به این منظور معیارهای زیر مورد توجه قرار می‌گیرد:
الف. معیارهای تخصصی
۱. رسالت کتابخانه
۲. بودجه تخصیص داده شده
۳. نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان منطبق با رشته‌های موجود در دانشگاه
۴. نیازهای اطلاعاتی گروه‌های پژوهشی و پژوهشکده‌ای فعال در دانشگاه
ب. معیارهای عمومی انتخاب منابع
۱. اعتبار نویسنده، مترجم و ناشر
۲. اعتبار علمی، صحت و روزآمد بودن اطلاعات
۳. جامعیت موضوع و عمق محتوای اثر
۴. آثار برگزیده داخلی و خارجی
۵. شکل فیزیکی و ساختار اثر
۶. فراهم‌آوری منابع
فراهم‌آوری منابع به روش‌های خرید، اهدا و مبادله صورت می‌گیرد.
همچنین منابع دسترسی آزاد (open access) در فراهم‌آوری منابع مورد توجه قرار می‌گیرد.
۶.۱. خرید
خرید از نمایشگاه‌های فصلی و سالیانه کتاب (حضوری یا مجازی) از جمله نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران و یا از ناشران سطح شهر و کشور و یا کارگزاران کتاب صورت می‌گیرد.
۶.۲. اهدا
بخشی از منابع کتابخانه از طریق دریافت اهدا تهیه می‌شود. کارشناسان بخش سفارش، پس از بررسی منابع دریافتی، منابع مورد نیاز کتابخانه را انتخاب نموده و در خصوص سایر منابع مطابق دستورالعمل اهدا تصمیم‌گیری می‌شود.
۶.۳. مبادله
منابع مورد مبادله عبارتند از منابعی که با توجه به سیاست کتابخانه وجین می‌شوند.
کتابخانه فهرستی از منابع اطلاعاتی قابل مبادله خود را به سایر دانشگاه‌ها و سازمان‌ها ارسال می‌کند تا پس از بررسی و انتخاب اولیه در مورد چگونگی مبادله آن مذاکرات لازم صورت گیرد.
۷. انواع منابع
۷.۱. متون درسی
منابع درسی از مهمترین منابعی هستند که با توجه به نیاز مراجعان تهیه می‌شوند. این منابع شامل منابع درسی دانشگاهی و منابع کمک آموزشی می‌باشند.
- برای کتابهای درسی پر مراجعه و پر رزرو (مورد نیاز دانشجویان رشته های مختلف دانشکده ها) در هر ترم تحصیلی چندین نسخه از آن تهیه می شود.
- کتابهای درسی تالیفی (فارسی و لاتین) اعضای هیات علمی دانشگاه که توسط انتشارات غیر دانشگاه فردوسی مشهد منتشر شده است، در صورت ارائه در نمایشگاه‌های داخلی با تخفیف مناسب، تهیه می‌شود.
۷.۲. منابع مرجع
این گونه منابع با توجه به نیاز اطلاعاتی استفاده‌کنندگان و با پیشنهاد مسوول بخش مرجع؛ متخصصان موضوعی، دانشجویان و اعضای هیات علمی تهیه می‌گردد.
۷.۳. آثار مذهبی، ادبی و هنری
کتابخانه با توجه به نیازهای مطالعاتی و پژوهشی جامعه استفاده‌کننده و همچنین میزان بودجه و فضای کتابخانه، کتاب‌هایی که ارتقاء سطح آگاهی، توسعه مطالعه و بهبود وضعیت زندگی فردی و اجتماعی را سبب می‌شوند، تهیه می‌نمایند.
۷.۴. مواد دیداری – شنیداری
این منابع در زمینه‌های مختلف آموزشی، علمی و غیره مطابق با نیازهای گروه‌های آموزشی و جامعه استفاده‌کننده از کتابخانه تهیه می‌شود. بدیهی است منابع تجاری، تبلیغاتی سینمایی و سرگرمی جزء موارد فوق نخواهد بود.
۷.۵. نشریات ادواری
نشریات ادواری چاپی و الکترونیکی ( پیایندها، روزنامه‌ها و ...) بر اساس نیاز استفاده‌کنندگان و پیشنهاد گروه‌های آموزشی پس از بررسی کارشناس در بخش سفارشات تهیه می‌شود.
۷.۶. پایگاه‌های اطلاعاتی
خرید و تمدید اشتراک پایگاه‌های اطلاعاتی فارسی با توجه به نظر کمیته انتخاب منابع انجام می‌شود. در خصوص تامین پایگاه‌های اطلاعاتی لاتین، بر اساس سیاست دانشگاه و از طریق عضویت در کنسرسیوم و یا مذاکره مستقیم با ناشران بین‌المللی و کارگزاران داخلی و با توجه به نظر کمیته تامین منابع دانشگاه تصمیم‌گیری می‌شود.
۸. سفارش و خرید کتاب
سفارش کتاب توسط دانشجویان، اعضای هیات علمی و کارکنان دانشگاه از طریق پورتال شخصی و مراجعه حضوری صورت می‌گیرد. منابع درخواستی توسط کارشناس سفارش بررسی و منابعی که نیاز به بررسی متخصص موضوعی دارد، به نماینده گروه آموزشی مربوطه ارجاع داده می‌شود. در نهایت فهرستی از منابع درخواستی تهیه و اعضای کمیته انتخاب، فهرست نهایی را بررسی و تایید می‌کنند.
۹. بودجه
شاخص‌های اختصاص بودجه برای خرید کتابهای تخصصی بر اساس تعداد رشته‌ها و گرایش‌ها در مقاطع مختلف تحصیلی، تعداد دانشجویان، تعداد اعضای هیات‌علمی و رشته‌های تازه تاسیس در دانشگاه تعیین می‌گردد.
تبصره ۱: عواید کتابخانه می‌تواند بخشی از بودجه مورد نیاز جهت تهیه و خرید منابع را تامین کند.
تبصره ۲: جذب منابع مالی از خیرین و افراد حقیقی و حقوقی با رعایت چارچوب های تایید شده در دانشگاه
۱۰. وجین
وجین منابع بر اساس نظارت، ارزیابی و بازنگری دوره‌ای مجموعه کتابخانه انجام می‌گیرد.
۱۰.۱. معیارهای وجین منابع
۱. منابع کهنه که قابل صحافی و بازسازی نیستند.
۲. ویرایش‌های قبلی کتابی که ویرایش جدید آن منتشر شده باشند.
۳. نسخه‌های تکراری بعضی از کتاب‌ها که مورد استفاده قرار نمی‌گیرند.
پس از خارج نمودن این منابع از مجموعه در مراحل بعدی طبق آیین نامه تدوین شده از طرف کتابخانه مرکزی در مورد منابع تصمیم گیری می‌شود.